Política de Tratamiento de Datos

Identificación del Responsable

1.  Objeto

La presente Política de tratamiento de datos personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión (el “Tratamiento”) de los datos personales que realiza la STANDARD & PRACTICE ASESORES Y AUDITORES S.A.S. (en adelante, indistintamente, “Standard”, “Standard Colombia”, la “Sociedad” o el “Responsable”), identificada con NIT: 901.333.110-1, en calidad de responsable, de acuerdo con las  disposiciones contenidas en la Ley estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que los complementen o modifiquen, por medio de los cuales se regula la protección n de los datos personales en el territorio nacional, con el fin de brindar seguridad a nuestros clientes, empelados, Contratistas, usuarios de página web, entre otros,  en relación con el manejo de la información suministrada.

2. Alcance

La política aplica para todos los procedimientos en los que sean entregados datos personales o que haya algún tipo de tratamiento de ellos, por parte de Standard Colombia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los Colaboradores de la Standard Colombia en Colombia, los Contratistas y terceros que obran en nombre de la Standard Colombia.  Todos los empelados del Responsable deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de la Standard Colombia se obliguen a cumplir esta Política.

3. Definiciones

•  Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos, entre ellos, Datos Personales, que son objeto de Tratamiento.
• Contratista: Se refiere a cualquier tercero que preste servicios a la Standard Colombia o que tenga con éste una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir , agentes, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración, uniones temporales o consorcios, o de riesgo compartido con Standard Colombia
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
• Dato privado: Es aquel Dato Personal por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
• Dato público: es el Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los Datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato semiprivado: es semiprivado el Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Dato sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Empleado: Persona natural que presta su servicio profesional bajo subordinación a la Standard Colombia, por medio de un contrato laboral, cualquiera que sea su modalidad, a cambio de una remuneración.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Información financiera, comercial, crediticia y de servicios: aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen protegida por la Ley 1266 de 2008.
• Oficial de Protección de Datos: persona natural o jurídica que en nombre de Standard Colombia se encarga de velar por el cumplimiento de la Política.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Marco Legal

La Política sigue los lineamientos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, las sentencias C-1011 de 2008 y la C-748 de 2011 y demás normas y  decretos concordantes.

5. Principios rectores

Con el fin de lograr una eficaz protección de datos personales, Standard Colombia adoptará los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberán realizar las operaciones tendientes a la recolección, tratamiento, transferencia y trasmisión de estos.

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de los Datos Personales deberá sujetarse a lo establecido las normas que regulan la protección de Datos Personales. Sin perjuicio de la existencia de otras normas que regulen la materia, a continuación, se enuncian las principales normas aplicables:
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
  • Capítulo 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015
  • Circular Única (Título V) de la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Decreto 255 de 2022
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con las disposiciones establecidas en la Ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
• Principio de responsabilidad demostrada (accountability): Los responsables del Tratamiento deberán ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”), que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

6. Tratamiento y Finalidades

Standard Colombia realizará la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y gestión de los Datos Personales de sus candidatos y empleados, Proveedores, Contratistas, clientes, y usuarios de la página web de acuerdo con la naturaleza de dichos Datos y de conformidad con las finalidades establecidas en esta Política.

En ejecución del objeto social de Standard Colombia los Datos Personales serán tratados de acuerdo con la naturaleza del Titular y las finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

• Candidatos y Empleados:

Las finalidades de tratamiento de los datos personales de los Candidatos y empelados ejecutadas por Standard Colombia incluyen, mas no se limitan a:

• Revisión y confirmación de la información contenida en las hojas de vida de los candidatos.
• Verificación de referencias laborales, Listas restrictivas, ejecución de la debida diligencia y debida diligencia intensificada, cuando aplique y antecedentes disciplinarios, policiales y
• Realizar un primer contacto con los candidatos, con el propósito de comunicar el interés de Standard Colombia en el perfil profesional del candidato.
• Suscribir el contrato laboral conforme con los parámetros establecidos en la legislación laboral
• Realizar el pago de la nómina.
• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de Standard Colombia en su calidad de empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas por disposición legal, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera tener acceso a los Datos Personales, conforme con las normas aplicables.
• Para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con Standard Colombia
• Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
• Mantener la seguridad y salud de los Empleados en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (“SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13. del Decreto 1072 de 2015.
• Evaluar el desempeño laboral del Empleado
• Recolectar información y evidencia con el fin de llevar a cabo procedimientos disciplinarios laborales.
• Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por Standard Colombia a sus Empleados;
• Realizar eventos de Standard Colombia con sus Empleados y las familiares de éstos.
• Revisión y verificación de la información sobre el desarrollo académico de los Empleados.
• Recolectar información para fines estadísticos, Históricos y de medición de cumplimento de los objetos de Standard Colombia sobre sus Empleados
• La transferencia de los Datos Personales en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas.
• Compartir, transmitir y/o transferir información relacionada con los Datos Personales con terceros para participar en procesos de licitación públicos y/o privados y/o atender auditorías de cumplimiento laboral y/o fiscales y/o propias de un proyecto/servicio dentro y fuera del territorio colombiano en proyectos/servicios con alcance a nivel nacional y/o internacional.
• Compartir, transmitir y/o transferir información relacionada con todos los Datos Personales, incluyendo los de contenido sensible, en cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, pre y post contractuales y/o comerciales.
• Transmisión de los Datos Personales para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados, que se encuentren ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.
• Creación de piezas visuales y auditivas con diferentes objetivos, incluyendo pero no limitado a material POP, pendones, presentaciones, brochures, página web y otras piezas de comunicación.
• Y en general, para el cumplimiento de obligaciones legales y en especial, de las obligaciones que le asisten a Standard Colombia en su condición de empleador.

 Los Datos Personales de los Empleados serán objeto de Tratamiento, aun después de haberse finalizado el contrato con Standard Colombia con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de ciertas obligaciones, en caso de ser aplicable, tales como:

• Emitir certificaciones laborales.
• Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
• Pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos legales y extralegales.
• Cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Reportes de enfermedades y accidentes de trabajo.
• Cualquier otro necesario para que Standard Colombia demuestre que cumplió con las obligaciones laborales, legales y/o contractuales a su cargo.

• Proveedores y Contratistas

Los datos personales de Proveedores, y Contratistas, serán tratados por Standard Colombia para realizar las siguientes   finalidades:

• Realizar órdenes de compra de productos o servicios, de acuerdo con las necesidades de Standard Colombia
• Realizar pagos de las órdenes de compra realizadas por Standard Colombia a los Proveedores y Contratistas.
• Solicitar cotizaciones de productos y/o servicios en cumplimiento de su proceso de compras.
• Generar estadísticas de compras.
• Verificar y confirmar la identidad y la información suministrada.
• Realizar procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM), lo cual puede incluir la consulta de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales en fuentes públicas y bases de datos autorizadas.
• Realizar la consulta en Listas Restrictivas al momento de su vinculación y de manera anual, mientras esté vigente la respectiva relación jurídica, comercial y/o de negocio con Standard Colombia
• Identificación de PEP dentro de los órganos de Gobierno de los Proveedores y Contratistas.
• Realizar respecto de ellos procedimientos de Debida Diligencia o Debida Diligencia Intensificada, según el caso, por lo menos cada año.
• Realizar la gestión administrativa relacionada con la negociación, formalización, ejecución de contratos de prestación de bienes y servicios, convenios, órdenes de compra y similares.
• Procesar pagos.
• Expedir o solicitar facturas, o información relacionada con éstas, certificados de retención en la fuente, paz y salvos y cualquier otro documento necesario que se deba suscribir en la relación comercial con el proveedor.
• Contactar por cualquier medio para efectos de la prestación de los servicios que requiera.
• Conocer y tratar los datos personales de los Contratistas que emplee para la prestación de dichos servicios.
• Evaluar el cumplimiento de la prestación de los servicios contratados.
• Realizar análisis estadísticos y reportes de mercadeo.
• Transferir esta información a distintas áreas de Standard Colombia para evaluar el cumplimiento de la prestación de los servicios o el suministro de los bienes contratados; y la idoneidad del proveedor; o cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
• Exigir el cumplimiento de los servicios contratados.
• Autorizar el ingreso de Contratistas y sus empleados, a las instalaciones de Standard Colombia.
• Establecer un canal de comunicación permanente que permita entregar información sobre promociones, actividades, eventos, noticias e información de tipo comercial y de mercadeo de los servicios prestados por Standard Colombia o terceros Aliados.
• Compartir información a nivel nacional o internacional con Proveedores, contratistas, Aliados, o con quienes prestan colaboración para el adecuado funcionamiento de Standard Colombia
• Gestionar la prestación médica de emergencias, de ser requerido.
• Captar a través de cámaras de video vigilancia imágenes y sonidos que serán almacenados por Standard Colombia para la seguridad de sus visitantes y empleados
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Standard Colombia
• Transferencia de los Datos Personales de los Proveedores y Contratistas, en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos en caso de que la Standard Colombia o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
• Transmisión de los Datos Personales de los Proveedores y Contratistas, para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados, que se encuentren ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.
• Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno de la relación contractual a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas de la misma.

• Clientes

Los Datos Personales de clientes, serán tratados para realizar las siguientes finalidades:

• Identificación de las personas naturales o jurídicas a la que Standard Colombia presta sus servicios profesionales.
• Gestionar la relación contractual derivada de la prestación de servicios profesionales de auditoría, consultoría tributaria, asesoría legal y cumplimiento normativo.
• Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a propuestas comerciales, contratos de prestación de servicios y sus modificaciones.
• Desarrollar los trabajos de auditoría, revisoría fiscal, ejercicio del rol de Oficial de Cumplimiento, ejercer el rol de Oficial de datos, y consultoría, incluyendo el acceso, análisis y verificación de información financiera, contable, tributaria, legal y operativa del cliente.
• Realizar circularización y confirmación de información con terceros en el marco de los procedimientos de auditoría conforme a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) adoptadas en Colombia.
• Elaborar y conservar papeles de trabajo y documentación soporte de los encargos profesionales, conforme a la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios.
• Gestionar la facturación, cobro de honorarios, notas crédito y demás actividades contables y financieras derivadas de la relación comercial.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el desarrollo del servicio contratado, incluyendo informes, hallazgos, recomendaciones y entregables.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos del cliente relacionados con los servicios prestados.
• Cumplir con las obligaciones de reporte ante organismos de vigilancia y control cuando la ley lo exija, incluyendo la Junta Central de Contadores, la DIAN, la Superintendencia de Sociedades y demás autoridades competentes.
• Realizar procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM), lo cual puede incluir la consulta de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales en fuentes públicas y bases de datos autorizadas.
• Conservar la información del cliente conforme a los términos de ley establecidos en el Código de Comercio (artículos 28 y 60) y las normas tributarias vigentes.
• Realizar invitaciones a eventos, seminarios, webinars y jornadas de actualización organizados o patrocinados por Standard Colombia
• Creación de piezas visuales y auditivas con fines comerciales, incluyendo pero no limitado a material POP, pendones, presentaciones, brochures, página web y otras piezas de comunicación.
• Las demás finalidades necesarias y acordes a los servicios profesionales ofertados.

• Prospectos y Potenciales Clientes

 Enviar información sobre los servicios profesionales ofrecidos por Standard Colombia incluyendo auditoría, rol de Oficial de datos, Rol de Oficial de Cumplimiento, consultoría tributaria, asesoría legal y cumplimiento normativo.

• Remitir boletines normativos, alertas regulatorias, tributarias y de cumplimiento que puedan ser de interés para el prospecto según su sector o actividad económica.
• Realizar invitaciones a eventos, seminarios, webinars y jornadas de actualización organizados o patrocinados por Standard Colombia
• Ofrecer diagnósticos, herramientas de autoevaluación y valoraciones preliminares de cumplimiento como parte de la estrategia de relacionamiento comercial.
• Segmentar y perfilar prospectos por sector económico, tamaño de organización y necesidades identificadas, con el fin de personalizar la oferta de servicios.
• Gestionar y hacer seguimiento a oportunidades comerciales a través de herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM).
• Desarrollar actividades de networking y relacionamiento institucional con el mercado objetivo de Standard Colombia
• Elaborar y presentar propuestas comerciales y cotizaciones de servicios profesionales

• Usuarios de la página web

Los Datos Personales de los usuarios de la página web, tratados por Standard Colombia incluyen, pero no se limitan a:

• Datos generales de identificación;
• Información de contacto;

Standard Colombia respeta la privacidad de todos los usuarios que visitan su web. La información recopilada a través de los formatos de la página se utiliza para responder a las consultas de los usuarios y para su seguimiento posterior cuando sea necesario. Las finalidades específicas del Tratamiento de los Datos Personales recolectados a través de la página web son las siguientes:

• Mejorar la experiencia de navegación en la página web de Standard Colombia así como realizar mantenimiento y soporte de la página web
• Para responder a las consultas o solicitudes formuladas a Standard Colombia
• Las relacionadas con la captación de prospectos y potenciales clientes, de acuerdo con lo contemplado en la presente política.

Adicionalmente, Standard Colombia puede recolectar datos personales de los usuarios de la página web a través de cookies. Una cookie es un pequeño archivo de información que se descarga en el dispositivo del usuario al acceder a determinadas páginas web para almacenar y recuperar información sobre la navegación.

De conformidad con la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, Standard Colombia gestiona el uso de cookies en su sitio web bajo las siguientes reglas: (i) las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio no requieren consentimiento; (ii) para las demás cookies (analíticas, de personalización y publicitarias) se solicitará el  consentimiento previo, expreso e informado del usuario, otorgado a través del banner de cookies; (iii) el usuario podrá aceptar o rechazar las cookies no esenciales  (iv) el usuario puede modificar o revocar su consentimiento en cualquier momento desde el panel de configuración de cookies disponible en el sitio o desde la configuración de su navegador.

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7. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el Tratamiento de los datos personales requiere de la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquiera de los siguientes medios y en todo caso será objeto de conservación por Standard Colombia:

• Por escrito.
• De forma oral.
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

Standard Colombia conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales por cualquier medio que permita su consulta posterior.

Casos en los que no se requiere autorización. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Tratamiento de datos Sensibles

Standard Colombia podrá realizar el tratamiento de datos sensibles. De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En desarrollo de su objeto social, Standard Colombia podrá tratar las siguientes categorías de datos sensibles:

• Datos de salud, exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) respecto de sus empleados;

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015, se advierte expresamente al Titular que: (a) por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento; (b) ninguna actividad, producto o servicio prestado por Standard Colombia se condicionará a que el Titular suministre datos sensibles;

Para estos efectos, Standard Colombia dará aplicación a las disposiciones legales sobre el Tratamiento de Datos sensibles establecidas en la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, incluyendo las siguientes:

• Obtener autorización explícita del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la autorización y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular. En caso de que este se encuentre física o jurídicamente incapacitado los los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de Standard Colombia
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.

En el evento en que Standard Colombia realice el Tratamiento de Datos Sensibles de empleados, y/o clientes observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes.

9. Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes

En la actualidad Standard Colombia  no realiza tratamiento de datos de Niños, niñas y/o adolescentes (NNA) sin embargo, en caso que llegare a realizarlo,  su tratamiento se someterá a las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional: :

• El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de las niñas, niños y adolescentes y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
• La autorización para el Tratamiento de datos de NNA será otorgada por su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Las respuestas sobre los datos personales de NNA son facultativas y el representante legal no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Queda prohibido el uso de datos de NNA con fines publicitarios, de perfilamiento comercial o para cualquier finalidad que vulnere sus derechos.
• Standard Colombia trata datos de NNA únicamente con finalidades legítimas específicas asociadas a la relación laboral con sus empleados, tales como afiliación al Sistema de Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar, beneficios y prestaciones extralegales, y participación en eventos institucionales dirigidos a las familias de los empleados.

10. Derecho de los titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
• Ser informado por el Responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que hayan sido objeto de tratamiento.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes. Las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes serán facultativas, de conformidad con el artículo 8 literal f de la Ley 1581 de 2012.

• Personas autorizadas para ejercer los derechos de los titulares

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de Standard Colombia solo podrán suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares, quienes deberá acreditar su identidad en forma suficiente, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o la ley.
• Deberes del Responsable del Tratamiento

Standard Colombia, en su calidad de Responsable del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente se le hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

11. Procedimientos

Standard Colombia garantiza a los Titulares de Datos Personales el ejercicio efectivo de sus derechos mediante procedimientos claros, accesibles y oportunos para la presentación de consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de sus datos. En los numerales siguientes se describen los canales habilitados, los requisitos de las solicitudes y los términos de respuesta aplicables conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

Para estos efectos, Standard Colombia ha designado al Oficial de Protección de Datos como responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos sobre el Tratamiento de datos personales, a través de los siguientes canales: correo electrónico compliance@standardcolombia.com; dirección física CR 64 No 99-100 AP 906, Barranquilla; en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 

• Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de Standard Colombia

Las consultas podrán realizarse de la siguiente manera:

1. Electrónica:

Las solicitudes pueden hacerse a través de la página de internet https://standardcolombia.com/ o al correo compliance@standardcolombia.com

Las consultas deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

1. Nombre e identificación del titular.
2. Breve resumen de los hechos que alega.
3. Dirección de envío de correspondencia.
4. Copia simple de la cedula de ciudadanía.

En todos los casos anteriores, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de  dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de la Standard Colombia debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo antes la misma, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Standard Colombia o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que Standard Colombia no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Standard Colombia la supresión (eliminación) de sus Datos Personales, sin embargo, el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Standard Colombia
2. La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

• Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los Datos Personales podrá revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

12. Transferencia y Transmisión de datos personales 

• Transmisión de Datos Personales

Standard Colombia  podrá realizar la Transmisión de Datos Personales de los Titulares a terceros ubicados en Colombia, en calidad de Encargados, para realizar el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de este con el fin de desarrollar las finalidades señaladas en la presente política.  Para tales efectos, con la aceptación de la presente política se entiende aceptada la transmisión de Datos de acuerdo con en el Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales.

Standard Colombia podrá realizar la Transmisión de los Datos Personales que tiene en su poder o inclusive de las Bases de Datos completas a Encargados ubicados fuera de Colombia, siempre que:

1. Haya obtenido autorización de los Titulares; o
2. Cuente con un contrato de Transmisión de Datos Personales, en los términos establecidos en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

• Transferencia de Datos Personales

Standard Colombia podrá realizar Transferencias de Datos Personales de los Titulares a terceros que se encuentren ubicados dentro de Colombia con el fin de desarrollar las finalidades señaladas en la presente política.

Para tales efectos, con la aceptación de la presente política se entiende aceptada la transferencia de Datos de acuerdo con el régimen colombiano de protección de Datos Personales.

En el evento en que Standard Colombia llegase a realizar Transferencias de Datos Personales de los Titulares a terceros que se encuentren ubicados fuera de Colombia, para desarrollar las finalidades señaladas anteriormente, dichas transferencias se realizarán únicamente a países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconozca como proveedores de un nivel adecuado de protección de datos, o cuando se configure alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o cuando exista declaración de conformidad emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cuando el receptor suscriba con Standard Colombia cláusulas contractuales que garanticen un nivel de protección equivalente al previsto en la legislación colombiana. Para las transmisiones internacionales de Datos Personales a Encargados ubicados fuera de Colombia, Standard Colombia suscribirá con el Encargado el contrato de transmisión previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

13. Medidas de seguridad

Standard Colombia ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme al artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012.

14. Vigencia

La presente Política rige a partir de marzo 2026 y tendrá vigencia indefinida hasta tanto sea modificada o derogada por Standard Colombia. Las bases de datos bajo responsabilidad de Standard Colombia tendrán vigencia por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos.